DSGVO

1. ALLGEMEINES
   1. Die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), unten genannt EU-Datenschutzgrundverordnung oder DSGVO, trat am 25. Mai 2018 in sämtlichen EU-Mitgliedstaaten in Kraft.
   2. Die ergänzenden Regeln wurden in Schweden durch das Gesetz (2018:218) mit ergänzenden Bestimmungen zur EU-Datenschutzgrundverordnung eingeführt.
   3. Schwedens Anwaltskammer hat durch das Rundschreiben Nr. 6/2018 einen Leitfaden zur Anwendung der EU-Datenschutzgrundverordnung im Zusammenhang mit Anwaltstätigkeiten herausgebracht.
   4. Das Kollegium der Restrukturierungs- und Konkursverwalter in Schweden (REKON) hat diese Empfehlungen nach dem Gebot von Treu und Glauben herausgebracht, soweit es sich um die Verarbeitung von Personenschutzdaten bei der Konkursverwaltung handelt.
   5. Bei der Erwägung einer gewissen Handlungsweise, sollte man, soweit es sich um die Verarbeitung von Personenschutzdaten handelt, beachten, dass die Anforderungen der Berufs- und Standespflicht erfüllt werden müssen, die an einen Anwalt gestellt werden. Anforderungen, die an die Berufs- und Standespflicht eines Anwalts gestellt werden, haben Vorrang vor diesen Empfehlungen.
   6. Diese Empfehlungen können zu gegebener Zeit durch Gesetzgebung, Rechtspraxis und zukünftigen Überarbeitungen geändert werden.
2. MAßNAHMEN DER ANWALTSKANZLEI/DES VERWALTERS BEZIEHUNGSWEISE DER KONKURSMASSE ALS EIGENSTÄNDIGES RECHTSOBJEKT
   1. Es muss zwischen den Handlungen eines Anwalts in seiner Eigenschaft als Vertreter der Anwaltskanzlei und eines Verwalters und Vertreters einer Konkursmasse unterschieden werden. Wenn es sich um das Erstgenannte handelt, ist REKON in Übereinkunft mit Schwedens Anwaltskammer der Auffassung, dass im Normalfall die Anwaltskanzlei für die personenbezogenen Daten verantwortlich ist, die im Rahmen des Auftrags erfasst werden. Die Hauptaufgabe von Anwälten und Verwaltern ist nicht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an sich, sondern die Bereitstellung von professioneller juristischer Expertise, die, bezogen auf die Eigenschaft des Auftrags, in größerem oder kleinerem Umfang personenbezogene Daten beinhalten kann. Es ist deshalb auch normalerweise die Anwaltskanzlei, die darüber bestimmt, zu welchem Zweck und Mittel diese verwendet werden. Außerdem würde die unabhängige Stellung des Anwalts riskiert werden, wenn der Anwalt als Assistent für die Verarbeitung von Daten herangezogen wird. Es ist auch üblich, dass im Normalfall die Anwaltskanzlei für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich ist. REKON ist deshalb nicht der Meinung, dass der Verwalter persönlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Konkursauftrags verantwortlich ist.
   2. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Konkurs geschieht bei Konkursangelegenheiten regelmäßig sowohl innerhalb der allgemeinen Maßnahmen des Verwalters als auch bei der Tätigkeit der Konkursmasse. Im erstgenannten Fall ist die Anwaltskanzlei verantwortlich für die personenbezogenen Daten. Wenn es um die Tätigkeit der Konkursmasse geht, ist es jedoch der Konkursverwalter, der die Fragen der Datenschutz-Grundverordnung im Namen der Konkursmasse behandelt.
   3. Die Abgrenzung dessen, was der Ablauf der Konkursmasse ist, und welche Maßnahmen im Konkursfall der Anwaltskanzlei auferlegt wurden (im datenschutzrechtlichen Sinne) ist nicht klar definiert. Die Empfehlungen bauen auf dem Ausgangspunkt auf, dass der fortgesetzte Betrieb, die Beitreibung von ausstehenden Forderungen, Rückfluss und Verkauf von Vermögenswerten als die Tätigkeit der Konkursmasse zu betrachten ist. Diese Sichtweite stützt sich auch auf das Rundschreiben Nr. 6/2018 der schwedischen Anwaltskammer (siehe Punkt 1.3 weiter oben). Eine Beurteilung sollte jedoch bei jedem einzelnen Konkurs und bei jeder Behandlung der Konkursmasse in Betracht kommen.
   4. In dem Fall, indem mehr als ein Verwalter bestimmt wird, oder wenn ein allgemeiner Vertreter an der Konkursverwaltung teilnimmt, sollen sich die Verwalter und/oder der allgemeine Vertreter schnellstens beraten, um eine passende Verteilung der Verantwortung bezüglich der Fragen, die die DSGVO betreffen, sicherzustellen.
3. ANLASS FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN BEI KONKURSEN
   1. Generell gilt, dass bei allen Konkursen personenbezogene Daten vorkommen. Der Grund für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Anwaltskanzlei/Konkursmasse ist, dass dies für folgende Angelegenheiten erforderlich ist:
      (a)    um die rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, die ein Konkursverwalter nach den schwedischen Konkursgesetzen und anderen zutreffenden Gesetzgebungen und Rechtsfallpraktiken hat;
      (b)    um nach den schwedischen Berufs- und Standespflichten zu handeln, denen Rechtsanwälte, Verwalter und Buchhalter unterliegen;
      (c)    um die Verträge und Übereinkünfte im Rahmen des Konkurses zu erfüllen;
      (d)    um als Verantwortlicher für personenbezogene Daten eine Aufgabe als ein Glied behördlicher Ausübung zu erfüllen;
      (e)    oder um die Interessen der Gläubiger und übrigen Interessenten bei Konkursen wahrzunehmen, wenn diese schwerer wiegen als die Interessen des Trägers der persönlichen Daten.
   2. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die von den oben aufgelisteteten Gründe abweichen, sollte nicht erfolgen.
   3. Konkursverwalter sollten in jedem einzelnen Fall durchdenken, ob das Verarbeiten personenbezogener Daten erforderlich ist und ob ein gegebener Anlass gemäß Punkt 3.1 vorliegt, um diese zu verarbeiten. Ist dieser Anlass für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht gegeben, müssen sie auch nicht verarbeitet werden.
4. INFORMATIONEN FÜR BETROFFENE ÜBER DIE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
   1. Die Betroffenen müssen in der Regel über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informiert werden. In allererster Linie soll dieses praktiziert werden, wenn und wann immer der Konkursverwalter als natürliches Bindeglied zur Person dient. Es muss jedoch beachtet werden, dass die Informationen gemäß DSGVO mit gewisser Eile weitergegeben werden. Informationen sollten sich auch auf der Internetseite der Anwaltskanzlei befinden, als ein Teil der Datenschutzrichtlinien. Ein Beispiel einer solchen Datenschutzrichtlinie geht aus dem Anhang 4.1 hervor.
   2. Die Konkursdokumente sollten auf die Datenschutzrichtlinien der Internetseite der Anwaltskanzlei verweisen. Der Text sollte dem jeweiligen Dokument angepasst sein. Ein Beispiel, wie ein derartiger Hinweis aussehen könnte, geht aus dem Anhang 4.2 hervor.
   1. In dem Maße wie Informationen von anderen als den Betroffenen eingeholt werden, ist der Ausgangspunkt der gleiche, d. h. die Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten müssen dem Betroffenen mitgeteilt werden. In dem Maße wie sich das als nicht machbar herausstellt oder eine unangemessene Anstrengung oder Kosten mit sich führen wird (DSGVO Artikel 14.5 b), oder wenn die personenbezogenen Daten der Schweigepflicht entsprechen, müssen diese Informationen nicht weitergegeben werden. Die letztgenannte Ausnahme dürfte jedoch einer restriktiven Auffassung sein und muss mit Vorsicht angewendet werden.
5. ÜBERSENDUNGEN – E-MAIL, BRIEFE ETC.
   1. Konkursdokumente usw. können in der Regel per E-Mail versendet werden. Ausnahmen gelten für sogenannte sensible personenbezogene Daten. Sensible personenbezogene Daten sind:
      ”Mit sensiblen Daten sind personenbezogene Daten gemeint, die die ethnische Herkunft, politische Ansichten, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder Mitgliedschaften in Fachvereinigungen sowie die Verarbeitung von genetischen Angaben, biometrischen Angaben, die eine physische Person eindeutig identifizieren, Angaben über die Gesundheit oder Angaben über das Sexualleben einer physischen Person offenbaren.”
   2. Konkursdokumente, die sensible personenbezogene Daten beinhalten, müssen mit der gewöhnlichen Post versendet werden.
   3. Kommunikation mit der schwedischen juristischen Aufsichts- und Konkursaufsichtsbehörde geschieht oftmals mittels IT-System (Kontiki). Das Einloggen geschieht mit der Bank-ID-Technologie (schwedische App auf dem PC oder Mobiltelefon). Das ist mit der gewöhnlichen Post vergleichbar.
6. DIE SCHWEDISCHE PERSONENNUMMER
   Die schwedische Personennummer hinterlässt laut Datenschutz-Grundverordnung keine sensiblen personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ohne Einverständnis darf jedoch nur vollzogen werden, wenn es ausdrücklich durch Zweckmäßigkeit, Gewichtigkeit auf eine sichere Identifizierung oder eines etwas anderen beachtenswerten Anlasses motiviert ist. Die Personennummer soll also nicht sorglos behandelt und gespeichert werden, sondern einzig und allein, wenn es notwendig wird, um eine Person von einer anderen zu unterscheiden.
7. DIE BEARBEITUNGSMAßNAHMEN DER ANWALTSKANZLEI
   1. Allgemeines
      Der Ausgangspunkt ist, dass Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Anwaltskanzlei dem Betroffenen ausgehändigt werden. Wie bereits oben erwähnt, sollte die Möglichkeit vorhanden sein, in dem Maße wie Informationen von anderen als den Betroffenen eingeholt wurden, es zu unterlassen diese Informationen herauszugeben, wenn es unverhältnismäßige Belastungen oder Kosten (siehe Punkt 4.2.1) mit sich führen würde.
   2. Konkursbeschluss
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Schon allein dadurch, dass die Anwaltskanzlei einen neuen Konkurs in ihrem Registrierungssystem erfasst, werden personenbezogene Daten verarbeitet. In gewissen Fällen handelt es sich dabei um Konkursschuldner, aber auch Angaben über Stellvertreter und Rechnungsprüfer usw.
      2. Anlass der Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit dem Konkursbeschluss und dazugehörigen Unterlagen stehen, ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters, seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Diese wiederum sind Bestandteil der Verordnung, die der Konkursverwalter nach dem Konkursgesetz einhalten muss.
      3. Informationen für die Betroffenen
         Wenn ein Kontakt mit Konkursschuldnern entsteht, sollte das Schreiben/die E-Mail einen Hinweis auf die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei enthalten, ebenso sollten sich diese auf der Internetseite befinden. Ein Beispiel, wie diese Informationen aussehen können, geht aus dem Rundschreiben über die Verarbeitung personenbezogener Daten bezüglich Rechtsangelegenheiten des Gerichts hervor.
   3. Einleitende Informationen
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Schon allein dadurch, dass die Anwaltskanzlei einen neuen Konkurs in ihrem Registrierungssystem erfasst, werden personenbezogene Daten verarbeitet. In gewissen Fällen handelt es sich dabei um Konkursschuldner, aber auch Angaben um Stellvertreter und Rechnungsprüfer usw.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit dem Konkursbeschluss und den dazugehörigen Unterlagen stehen, ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Diese wiederum sind Bestandteil der Verordnung, die der Konkursverwalter nach dem Konkursgesetz einhalten muss.
      3. Informationen für Betroffene
         Die einleitenden Informationen sollten Angaben enthalten, dass die Anwaltskanzlei die personenbezogenen Daten verarbeitet, die aus den Unterlagen hervorgehen, und auf die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei auf deren Internetseite hinweisen.
   4. Konkursmasseverzeichnis
      1. Auftreten an personenbezogenen Daten
         Das Konkursmasseverzeichnis beinhaltet eine große Menge personenbezogener Daten, zum Beispiel Angaben über Stellvertreter, Rechnungsprüfer, Angestellte, Kunden, Lieferanten usw.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit dem Konkursmasseverzeichnis stehen, ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, ein Konkursmasseverzeichnis anzufertigen.
      3. Informationen für die Betroffenen
         Das Konkursmasseverzeichnis sollte Angaben beinhalten, dass die Anwaltskanzlei die personenbezogenen Daten verarbeitet, die aus dem Konkursmasseverzeichnis hervorgehen und auf die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei auf deren Internetseite hinweisen. Ein Großteil der personenbezogenen Daten im Konkursmasseverzeichnis wurden von anderen Personen als den Betroffenen eingeholt. Die Anwaltskanzlei sollte davon absehen können, die Betroffenen darüber zu informieren, mit dem Hinweis, dass es eine unverhältnismäßige Belastung, d.h., Kostenbelastung für die Gläubiger bedeuten würde. Die Möglichkeit, Ausnahmen zuzulassen, sind, wie unter Punkt 4.2.1 angegeben, sehr eingeschränkt.
      4. E-Mail
         Wenn das Konkursmasseverzeichnis keine sensiblen Daten beinhaltet, kann das Konkursmasseverzeichnis per E-Mail versendet werden.
   5. Personal
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Die Handhabung von Kündigungen, Lohn- und Gehaltsgarantien usw. beinhaltet personenbezogene Daten. Diese Angaben sind außerdem oft von sensibler Natur. Sie können zum Beispiel Angaben über Gewerkschaftszugehörigkeit, Krankschreibungen usw. enthalten.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit Personal stehen, ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters, seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Der Konkursverwalter ist aufgrund unterschiedlicher Paragraphen des Konkursgesetzes verpflichtet, Kündigungen, Lohn- und Gehaltsgarantien usw. zu handhaben.
      3. Informationen für die Betroffenen
         Die Kündigungsunterlagen sollten Angaben beinhalten, dass die Anwaltskanzlei die personenbezogenen Daten verarbeitet. Bei nachfolgendem Beschluss zur Lohn- und Gehaltsgarantie sind keine weiteren Informationen notwendig.
         In dem Maße, indem den Angestellten bereits gekündigt wurde und es nur noch um die Frage eines Lohn- und Gehaltsgarantiebeschlusses geht und keiner Kündigung, sollte der Lohn- und Gehaltsgarantiebeschluss zusammen mit der Information über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beigefügt werden.
      4. E-Mail
         Die Kündigungsunterlagen können per E-Mail versendet werden. Weil der Lohn- und Gehaltsgarantiebeschluss aber oft sensible personenbezogene Daten beinhaltet, sollte der Lohn- und Gehaltsgarantiebeschluss per Briefpost versendet werden.
   6. Verwalterbericht
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Verwalterberichte beinhalten oft personenbezogene Daten. Besondere Erwägungen sollten bei der Angabe von personenbezogenen Daten in Betracht gezogen werden.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verwalterbericht ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters, seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, den Verwalterbericht anzulegen.
      3. Information für die Betroffenen
         Der Verwalterbericht sollte Angaben darüber enthalten, dass die Anwaltskanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, die aus dem Verwalterbericht hervorgehen, und auf die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei auf deren Internetseite hinweisen. In den Fällen, in denen die personenbezogenen Daten bereits von der Anwaltskanzlei verarbeitet wurden und Informationen mit Unterstützung von Punkt 4.2.1 entweder überlassen oder nicht überlassen wurden, sollte der Hinweis auf die Internetseite ausreichend sein. Alternativ sollten die Informationen dem Betroffenen zukommen.
      4. E-Mail
         Der Verwalterbericht kann per E-Mail versendet werden. Ausnahmen gelten, wenn der Verwalterbericht sensible personenbezogene Daten enthält. In solchem Fall muss er mit der Briefpost versendet werden.
   7. Unterrichtung gemäß 7 Kap 16 § des Konkursgesetzes – Meldung von Straftaten
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Die Unterrichtung gemäß 7 Kap 16 § Konkursgesetz ist eine Meldung über den Verdacht einer Straftat (sowie die Frage eines eventuellen Gewerbeverbots.) Diese beinhaltet zwangsläufig personenbezogene Daten.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Der Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Unterrichtung gemäß 7 Kap 16 § Konkursgesetz entsteht aus der Notwendigkeit heraus, dass der Konkursverwalter seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllen kann. Verarbeitungen eventueller Angaben über Gesetzesverstöße sind nach 5 § Verordnung (2018:219) mit ergänzenden Bestimmungen zur EU-Datengrundschutzverordnung erlaubt, damit der Konkursverwalter seine rechtlichen Verpflichtungen gemäß Konkursgesetz erfüllen kann. Konkursverwalter sind nach dem Konkursgesetz verpflichtet, Untersuchungen bei gewissen strafbaren Handlungen anzustellen sowie Verdachtsmomente ungesetzlicher Handlungen bei den Behörden für Wirtschaftskriminalität anzuzeigen.
      3. Information für die Betroffenen
         Strafanzeigen unterliegen der Geheimhaltungspflicht gemäß schwedischen Öffentlichkeits- und Geheimhaltungsgesetz (2009:400). Informationen dürfen deshalb gemäß Artikel 14 (5) (d) Datenschutz-Grundverordnung nicht an den Betroffenen herausgegeben werden.
      4. E-Mail
         Die Unterrichtung gemäß 7 Kap 16 § des Konkursgesetzes muss per E-Mail versendet werden.
   8. Halbjahresbericht gemäß 7 Kap 20 § des Konkursgesetzes
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Der Halbjahresbericht beinhaltet oft, aber nicht immer, personenbezogenen Daten. Besondere Erwägungen sollten bei Angabe von personenbezogenen Daten erfolgen.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Der Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Halbjahresbericht ist die Notwendigkeit des Konkursverwalters, seine rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, einen Halbjahresbericht zu erstellen. Man sollte jedoch beachten, dass es nicht immer notwendig ist, personenbezogenen Daten im Halbjahresbericht anzugeben.
      3. Information für die Betroffenen
         Der Halbjahresbericht sollte Angaben darüber enthalten, dass die Anwaltskanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, die aus dem Verwalterbericht hervorgehen und auf die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei auf deren Internetseite hinweisen. In den Fällen, in denen die personenbezogenen Daten bereits von der Anwaltskanzlei verarbeitet wurden und Informationen oder auch keine Informationen mit Unterstützung von Punkt 4.2.1 der betroffenen Person überlassen wurden, sollte der Hinweis auf die Internetseite ausreichend sein. Alternativ sollten die Informationen der betroffenen Person zukommen.
      4. E-Mail
         Der Halbjahresbericht kann per E-Mail versendet werden. Ausnahmen gelten, wenn der Halbjahresbericht sensible personenbezogene Daten enthält. In solchem Fall muss er mit der Briefpost versendet werden.
   9. Überwachungsvorgehen
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         In einem Überwachungsvorgehen kommen personenbezogenen Daten vor.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Überwachungsverfahren ist die Notwendigkeit, dass der Konkursverwalter seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllen kann. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, durch die Handhabung von Überwachungsaufzeichnungen, Schriftsätzen mit Stellungnahmen etc., ein Überwachungsverfahren anzuwenden.
      3. Information für die Betroffenen
         Überwachungsverfahren und andere Unterlagen sollten Angaben darüber enthalten, dass die Anwaltskanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, die aus dem Verwalterbericht hervorgehen und ein Hinweis sollte sich über die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei finden, sowie dass sich diese auch auf der Internetseite befinden. In den Fällen, in denen die personenbezogenen Daten bereits von der Anwaltskanzlei verarbeitet und Informationen mit Unterstützung von Punkt 4.2.1 entweder überlassen oder nicht überlassen wurden, sollte der Hinweis auf der Internetseite ausreichend sein. Alternativ sollte die Information der betroffenen Person zukommen.
      4. E-Mail
         Überwachungsverfahren und Schriftsätze mit Stellungnahmen können per E-Mail versendet werden. Ausnahmen gelten für Dokumente, die sensible personenbezogene Daten enthalten.
   10. Abschluss des Konkurses
       1. Auftreten von personenbezogenen Daten
          Bei einem Überwachungsverfahren kommen personenbezogenen Daten vor.
          Der Abschluss, des Konkurses beinhaltet oft folgende Dokumente:
          (a) Anschreiben (Veranschaulichung des Honorars)
          (b) Arbeitsnachweis
          (c) Endabrechnung
          (d) Verwaltungsbericht
          (e) Verteilungsvorschlag
          (f) Bericht zur Nachforschung von Straftaten
          In den Abschlussunterlagen wird die Anwaltskanzlei regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.
       2. Anlass zur Verarbeitung
          Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Überwachungsverfahren ist die Notwendigkeit, dass der Konkursverwalter seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllen kann. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, den Abschluss durch Erstellung oben genannter Dokumente zu handhaben.
       3. Information für die Betroffenen
          Es sollten Informationen im Anschreiben überlassen werden, dass die Anwaltskanzlei personenbezogene Daten, die sich in den beigefügten Dokumenten befinden, verarbeiten wird, ebenso über die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei, sowie der Hinweis, dass sich diese auch auf der Internetseite befinden.
       4. E-Mail
          Die Abschlussunterlagen können per E-Mail versendet werden.
   11. Abwicklung der Buchhaltung
       1. Verwahrung von personenbezogenen Daten
          Die Buchführung der Konkursschuldner beinhaltet personenbezogene Daten.
       2. Anlass zur Verarbeitung
          Anlass der Anwaltskanzlei zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Buchführungen ist die Notwendigkeit, dass der Konkursverwalter seine rechtlichen Verpflichtungen erfüllen kann. Der Konkursverwalter ist nach dem Konkursgesetz verpflichtet, die Buchführung zu verwahren.
       3. Information für die Betroffenen
          Informationen an alle Betroffenen weiterzuleiten, deren personenbezogenen Daten sich in der Buchführung der Konkursgläubiger befinden, würde eine unverhältnismäßige Belastung mit sich führen. In den allermeisten Fällen sollten die Interessen der Betroffenen nicht so schwer wiegen, sodass es gerechtfertigt wäre, die Gläubiger des Konkurses mit den Kosten zu belasten, die entstehen würden, wenn derartige Information übermittelt werden würde (siehe Punkt 4.2.1). Deshalb sollte hauptsächlich keine Information überlassen werden.
       4. E-Mail
          Digitale Dateien können per E-Mail versendet werden. Ausnahmen gelten für sensible personenbezogene Daten.
8. DIE TÄTIGKEIT DER KONKURSMASSE
   1. Allgemeines
      1. Wie bereits erwähnt, bauen diese Empfehlungen auf einen fortgesetzten Betrieb, Beitreibung von außenstehenden Kundenforderungen, der Wiederbeschaffung und dem Verkauf von Vermögen auf und können als Tätigkeit der Konkursmasse verstanden werden.
      2. Die personenbezogenen Daten werden vermutlich innerhalb des IT-Umfeldes gehandhabt. Wenn der Konkursgläubiger Verfahren in Übereinstimmung mit der DSGVO eingerichtet hat, dann müssen keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte die Handhabung mit den personenbezogenen Daten in den Einflussbereich der Anwaltskanzlei gelangen oder es sollte die Tätigkeit der Konkursmasse an die DSGVO angepasst werden. Dabei kann es sich auch um eine Kombination beider Verfahren handeln, je nachdem, was am kosteneffektivsten ist und der endgültigen Zweckmäßigkeit dient.
      3. Nach der Beurteilung von REKON sind es jedoch die personenbezogenen Daten, über die die Konkursmasse aktiv verfügt, die in den Verantwortungsbereich der Konkursmasse übergehen. Andere personenbezogenen Daten beim Konkursverwalter, über die die Konkursmasse nicht aktiv verfügt, sollten normalerweise nicht in den Verantwortungsbereich der Konkursmasse fallen (oder die der Anwaltskanzlei als Vertreter) sondern die Verantwortung dafür liegt beim Konkursgläubiger. Der Grund dafür ist, dass die Konkursmasse teils ein eigenes Rechtsobjekt ist, eine juristische Person, im Verhältnis zum Konkursgläubiger, und teils ist es ein kompletter Handlungsvorgang in Bezug auf personenbezogene Daten durch den Konkursgläubiger, und dessen Übereinstimmung mit der DSGVO würde eine unverhältnismäßige Belastung bedeuten und dadurch viel zu teuer für die Gläubigergemeinde werden, auch unter Beachtung der begrenzten Ausnahmeregelung (siehe Punkt 4.2.1).
   2. Beitreibung von ausstehenden Forderungen
      Das erste Mahnschreiben sollte Angaben über die personenbezogenen Daten beinhalten, es sollte sich auch der Hinweis über die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei finden, sowie der Hinweis, dass sich diese Richtlinien auch auf der Internetseite befinden.
   3. Weiterführung
      1. Auftreten von personenbezogenen Daten
         Während der Weiterführung ist es wahrscheinlich, dass personenbezogenen Daten verarbeitet werden z. B. Angaben von Kunden, Lieferanten etc.
      2. Anlass zur Verarbeitung
         Anlass der Konkursmasse zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Unternehmensweiterführung ist die Notwendigkeit, dass die Konkursmasse ihre rechtlichen Verpflichtungen nach dem schwedischen Konkursgesetz vollziehen kann oder alternativ Verträge innerhalb des Konkursrahmens erfüllt werden können.
      3. Information für die Betroffenen
         Das Personal sollte bei Weiterführung des Betriebs aus der Konkursmasse darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden dürfen und auf welche Weise die Betroffenen informiert werden sollten. Die Informationen können z. B. durch die Korrespondenz des Personals mit Kunden geschehen. Lieferanten usw. erhalten einen Hinweis über die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei, sowie dass diese auch auf der Internetseite zu finden sind. Der Hinweis kann z.B. durch die Einführung einer Signatur in den E-Mail-Nachrichten des Personals vollzogen werden oder in einem Anhang an deren Nachrichten.
         Offene Kundenforderungen sollten mit einem Hinweis über die Datenschutzrichtlinien der Anwaltskanzlei informiert werden, sowie dass diese auch auf der Internetseite zu finden sind.
   4. Der Verkauf des Eigentums an der Konkursmasse
      1. Der Konkursschuldner hat oft eine große Menge personenbezogener Daten z.B. Kundenregister. Käufer des Eigentums der Konkursmasse sind oft interessiert daran, das Kundenregister zu erwerben.
      2. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beim Konkursschuldner können korrekt nach der DSGVO ausgeführt worden sein. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten, bei einer Interessenabwägung zwischen den Interessen der Gläubiger, eine so große Ausschüttung im Konkurs wie möglich zu erhalten, und den Interessen der Betroffenen, in den allermeisten Fällen Mängel bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Konkursschuldner keine Hindernisse für einen Verkauf ausmachen, solange der Erwerber der personenbezogenen Daten die Angaben nicht für einen Zweck nutzt, der unvereinbar mit dem ursprünglichen Zweck ist.
      3. Bei einem Verkauf sollte eine Klausel eingeführt werden, die der Käufer annimmt:
         1. nämlich, dass die Betroffenen darüber informiert werden, dass der Käufer die Verantwortung für die personenbezogenen Daten übernommen hat;
         2. dass die Angaben in Übereinstimmung mit der zutreffenden schwedischen Integritätsgesetzgebung verarbeitet werden;
         3. dass die personenbezogenen Daten nicht anders anzuwenden sind als wie sie für die Zwecke der Verkäufer verwendet werden, und,
         4. wenn eine betroffene Person ohne die Kenntnisse der Konkursmasse begehrt hat, aus dem Register gelöscht zu werden, das in die Überlassung fällt, dass der Betroffene dann von allen Registern gelöscht wird, in denen der Betroffene gespeichert ist.
9. AUFTRAGSVERARBEITUNGSVERTRAG
   1. Allgemeines
      Die Anwaltskanzlei/Konkursmasse nimmt regelmäßig externe Hilfe in Anspruch, wie z.B. für die Buchführung, den Verkauf von Konkurseigentum usw. In diesen Fällen sollte man einen Auftragsverarbeitungsvertrag, PUB-Vertrag (PUB-avtal), abschließen.
   2. Der Inhalt des PUB-Vertrags
      1. Der Vertrag muss die Anforderungen des Artikels 28 der EU-Datenschutzverordnung erfüllen und sollte somit Folgendes beinhalten:
         (a) die Instruktionen, welche Verarbeitung von personenbezogenen Daten geschehen darf, zum Beispiel der Zweck der Verarbeitung, die Dauer, die Art der Verarbeitung;
         (b) dass Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden müssen, zum Beispiel IT-technische Maßnahmen;
         (c) dass Geheimhaltung gilt;
         (d) dass ohne vorherige Erlaubnis keine Assistenten/Gehilfen beauftragt werden;
         (e) dass der Auftragsverarbeiter die Verpflichtung hat, dem Verantwortlichen für den Datenschutz dabei zu unterstützen, wenn eine betroffene Person Änderungen, Herausgabe oder dergleichen begehrt;
         (f) dass der Auftragsverarbeiter die Verpflichtung hat, den Verantwortlichen für den Datenschutz, bei Vorfällen, die den Datenschutz betreffen, zu unterstützen;
         (g) dass nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder gelöscht oder zurückgegeben und die vorhandenen Kopien gelöscht werden, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht;
         (h) dass Audit-Maßnahmen für den Datenverantwortlichen möglich sein müssen.
      2. Ein PUB- Vertrag sollte unter Berücksichtigung der Umstände eines jeden einzelnen Falles ausgearbeitet werden. Ein wichtiger Umstand ist, welche Aufgaben der Auftragsverarbeiter hat. Beläuft sich der Auftrag so, dass er sich von Konkurs zu Konkurs wiederholt und sich hauptsächlich bei jedem Konkurs gleich verhält, dann sollte dies im PUB-Vertrag als Rahmenvertrag mit einbezogen werden, d.h. in solchen Fällen sollte die Anwaltskanzlei den Dienst gegebenenfalls im Nachhinein abrufen können.
      3. In anderen Fällen, zum Beispiel bei der Inanspruchnahme eines Mitarbeiters für den Verkauf von Konkurseigentum, sollte der Vertrag in den Einzelheiten inhaltlich dem Auftrag entsprechend formuliert werden und nicht wie ein Rahmenvertrag.
      4. Bei der Inanspruchnahme von zum Beispiel Wirtschaftsprüfern für die Durchsicht der Buchführung sollte keine Forderung veranlasst werden, dass ein PUB-Vertrag aufgesetzt werden soll. In solchen Fällen wird der Wirtschaftsprüfer selbst zum Datenverantwortlichen.
10. SONSTIGES
    1. Die Speicherung von personenbezogenen Daten bei Konkurs
       1. Alle Dokumente, die personenbezogene Daten aufgrund eines Konkurses beinhalten, müssen im Datenbanksystem der Anwaltskanzlei gespeichert werden. Das bedeutet, dass E-Mail-Nachrichten in den dazugehörigen Ordner eingeordnet werden müssen und nicht im Outlook-Posteingang verbleiben dürfen.
          1. Die gegenständlichen Dokumente müssen in die jeweilige Konkursakte eingeordnet werden.
    2. Berichtigen oder Löschen personenbezogener Daten.
       1. Die betroffene Person hat mit gewissen Einschränkungen das Recht darauf, dass personenbezogenen Daten berichtigt oder gelöscht werden, soweit dies machbar erscheint und keine unverhältnismäßige Belastung (oder Kosten) mit sich führt.
       2. Wenn die personenbezogenen Daten, für die die Konkursmasse oder die Anwaltskanzlei verantwortlich ist, nicht stimmen, müssen diese unverzüglich berichtigt oder gelöscht werden, soweit dieses machbar erscheint und keine unverhältnismäßige Belastung (oder Kosten) mit sich führt.
    3. Vernichten von personenbezogenen Daten
       Nach den Regeln der schwedischen Anwaltskammer hat die Anwaltskanzlei eine Archivierungspflicht, was bedeutet, dass Akten 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen. Nach 10 Jahren können die Akten in der Regel vernichtet werden.

ANHANG 4.1
DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR KONKURSE

ANHANG 4.2
HINWEIS IN DEN KONKURSDOKUMENTEN ZU DEN DATENSCHUTZRICHTLINIEN