GDPR

  1. GENERELT
    1. Europaparlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 av 27. april om beskyttelse individer ved behandling av personopplysninger og om fri flyt av slike opplysninger, og om opphevelse av direktiv 95/46/EF (personvernforordningen), heretter kalt EUs personvernforordning eller GDPR, trådte i kraft 25. mai 2018 i alle EUs medlemsstater.
    2. Utfyllende regler er innført i Sverige ved lov (2018:218) med utfyllende bestemmelser til EUs personvernforordning
    3. Gjennom rundskriv nr. 6/2018 har det svenske Advokatsamfundet gitt veiledning om anvendelse av EUs personvernforordning i advokatvirksomhet.
    4. Rekonstruktör- och konkursförvaltarkollegiet (REKON) i Sverige har utviklet disse anbefalingene om god praksis ved behandling av personopplysninger ved konkursbobehandling.
    5. Det skal bemerkes at ved vurdering av en viss handlingsmåte for behandling av personopplysninger, skal alltid de kravene som stilles av god advokatpraksis oppfylles. Kravene som stilles av god advokatpraksis skal ha prioritet over disse anbefalingene.
    6. Disse anbefalingene kan endres gjennom lovgivning, rettspraksis og fremtidige revisjoner.
  2. ADVOKATFIRMAETS/BOSTYRERENS TILTAK FOR KONKURSBOETS VIRKSOMHET
    1. Det er nødvendig å skille mellom advokatens tiltak som representant for advokatfirmaet, og som bostyrer og forvalter for konkursboet. Når det gjelder det førstnevnte er det i likhet med Sveriges Advokatsamfunds oppfatning, også REKONs mening at det normalt er advokatfirmaet som er personopplysningsansvarlig for den behandlingen av personopplysninger som skjer innenfor rammen for oppdraget. Kjernen i advokatens og bostyrerens oppdrag er ikke selve behandlingen av personopplysningene, men tilbudet av profesjonell juridisk kompetanse, som avhengig av oppdragets art kan omfatte behandling av personopplysninger i større eller mindre grad. Det er derfor normalt også advokatfirmaet som bestemmer formålet med, og midlene for, behandlingen. Advokatens uavhengige stilling ville dessuten settes i fare dersom advokaten ble ansett å ha stilling som personopplysningsassistent angående behandlingen av personopplysninger. Det godtas også at det normalt er advokatfirmaet som normalt er personopplysningsansvarlig. REKON anser derfor ikke at bostyrer er personlig ansvarlig for behandlingen av personopplysninger innenfor rammen for konkursoppdraget.
    2. Behandling av personopplysninger ved konkurs skjer regelmessig både innenfor bostyrerens generelle tiltak i konkurssaken og i konkursboets virksomhet. I det første tilfellet er det advokatfirmaet som er personopplysningsansvarlig. Når det gjelder konkursboets virksomhet er det imidlertid konkursboet som er personopplysningsansvarlig. Dette innebærer at bostyreren håndterer personopplysningsspørsmål på boets vegne.
    3. Grensen mellom det som er konkursboets virksomhet og det som er tiltak i konkurssaken som er advokatfirmaets ansvar (i personvernrettslig forstand) er ikke klar. Anbefalingene bygger på forutsetningen om at fortsatt drift, innkreving av kundefordringer og gjenvinning og salg av aktiva skal anses som konkursboets virksomhet. Denne tilnærmingen har også støtte i Sveriges Advokatsamfunds rundskriv nr. 6/2018 (se punkt 1.3 over). Imidlertid bør det foretas en vurdering for hver enkelt konkurs og for alle administrative tiltak.
    4. Hvis det er tilfelle at det er oppnevnt mer enn en bostyrer, eller hvis et allment ombud skal delta i konkursbobehandlingen, skal bostyrerne og/eller det allmenne ombudet snarest samrå seg med hverandre for å sikre en hensiktsmessig ansvarsfordeling for håndtering av GDPR-spørsmål.
  3. GRUNN FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I KONKURS
    1. Generelt sett finnes det personopplysninger i alle konkurser. Årsaken til at advokatfirmaet/konkursboet behandler personopplysninger er at det er nødvendig for:
      (a)    å oppfylle de juridiske forpliktelsene bostyrer har i henhold til konkursloven og annen gjeldende lovgivning og rettspraksis som er hensiktsmessig for konkurssaken;
      (b)    å oppfylle kravene til god praksis for advokater, bostyrere og bokføring.
      (c)    å oppfylle en avtale innenfor rammen for konkursen;
      (d)    å utføre en oppgave som et ledd i den personopplysningsansvarliges myndighetsutøvelse; eller for
      (e)    å ivareta kreditorenes og de øvrige interessentenes interesser i konkursen dersom dette veier tyngre enn interessene til den registrerte.
    2. Behandling av personopplysninger for annet enn som angitt ovenfor skal ikke gjøres.
    3. Bostyrer bør i hvert enkelt tilfelle vurdere hvorvidt det er nødvendig å behandle en personopplysning og om det foreligger hensiktsmessig grunn for slik behandling i henhold til punkt 3.1. Hvis det ikke finnes grunnlag for behandling av personopplysningen skal den ikke behandles.
  4. INFORMASJON TIL DEN REGISTRERTE OM BOSTYRERS BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
    1. Som en nøkkelregel skal informasjon om behandling av personopplysninger gis til den registrerte. I første omgang skal dette gjøres hvis og når bostyreren har naturlige kontaktområder med personen. Det skal imidlertid bemerkes at informasjonen i henhold til GDPR skal gis relativt raskt. Informasjon bør også finnes på advokatfirmaets nettsted som en del av advokatfirmaets personvernerklæring. Eksempel på en slik personvernerklæring er gitt i vedlegg 4.1.
    2. I konkursdokumentene bør det henvises til personvernerklæringen på advokatfirmaets nettsted. Teksten bør tilpasses det respektive dokumentet. Eksempel på en slik henvisning er gitt i vedlegg 4.2.
      1. I den grad det er innhentet informasjon fra andre enn den registrerte, er utgangspunktet det samme. Dvs. at informasjon om behandlingen av personopplysninger skal gis til den registrerte. I den grad dette skulle vise seg å være umulig eller medføre en uforholdsmessig innsats eller kostnad (GDPR, artikkel 14.5 b) eller hvis personopplysningene omfattes av taushetsplikt, vil det ikke være nødvendig å gi informasjon. Det siste unntaket bør imidlertid gis en restriktiv tolkning, og skal derfor brukes med forsiktighet.
  5. UTSENDELSER – E-POST, BREV OSV.
    1. Konkursdokumenter m.m. kan som hovedregel sendes via e-post. Unntak gjelder såkalte sensitive personopplysninger. Sensitive personopplysninger er:
      ”Med sensitive opplysninger menes personopplysninger som avslører rase eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs eller filosofisk overbevisning eller medlemskap i fagforening, samt behandling av genetiske opplysninger, biometriske opplysninger for å identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksualliv eller seksuelle legning.”
    2. Konkursdokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal sendes med vanlig post.
    3. Kommunikasjon med Jurist- og konkurstilsynsmyndigheten skjer vanligvis gjennom deres IT-system (Kontiki). Innlogging gjøres med bank-ID. Dette kan jevnstilles med vanlig post.
  6. FØDSELSNUMMER
      Fødselsnummer regnes ikke som en sensitiv personopplysning i henhold til personvernforordningen. Behandling av fødselsnummer uten samtykke kan imidlertid bare gjøres hvis det er klart begrunnet med formålet, viktigheten av en sikker identifisering eller annen viktig grunn. Fødselsnummer behandles altså ikke på en rutinemessig måte, men kun når det er nødvendig for å skille én person fra en annen
  7. ADVOKATFIRMAETS FORVALTNINGSTILTAK
    1. Generelt
      Utgangspunktet er at informasjon om advokatfirmaets behandling av personopplysninger skal gis til den registrerte. Som nevnt ovenfor så skal det være mulig, i den grad informasjonen er innhentet fra andre enn den registrerte, å unnlate å oppgi informasjon hvis det skulle medføre en uforholdsmessig anstrengelse eller kostnad (se punkt 4.2.1).
    2. Konkursbestemmelse
      1. Forekomst av personopplysninger
        Allerede når advokatfirmaet registrerer en ny konkurs i sitt dokumenthåndteringssystem blir personopplysninger behandlet. Det dreier seg om selve konkursskyldneren i visse tilfeller, men også opplysninger om stedfortreder og revisor m.m.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger som er knyttet til konkursavgjørelsen og tilhørende handlinger er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Disse følger i sin tur av oppnevnelsen som bostyrer i henhold til konkursloven.
      3. Informasjon til registrerte
        Når det tas kontakt med konkursdebitoren bør det i brev/e-post henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og nevnes at den finnes på nettstedet. Eksempel på hvordan denne informasjonen kan se ut fremgår av domstolenes utsendelse om behandling av personopplysninger i domstolenes saker.
    3. Innledende informasjon
      1. Forekomst av personopplysninger
        Allerede når advokatfirmaet registrerer en ny konkurs i sitt dokumenthåndteringssystem blir personopplysninger behandlet. Det dreier seg om selve konkursskyldneren i visse tilfeller, men også opplysninger om stedfortreder og revisor m.m.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Disse følger i sin tur av oppnevnelsen som bostyrer i henhold til konkursloven.
      3. Informasjon til registrerte
        Den innledende informasjonen bør inneholde en uttalelse om at advokatfirmaet behandler personopplysninger som fremgår av handlingen, og det skal henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet.
    4. Opptegning av konkursboet
      1. Forekomst av personopplysninger
        Konkursboopptegningen inneholder en stor mengde personopplysninger, for eksempel opplysninger om stedfortredere, revisorer, ansatte, kunder, leverandører med flere.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger som er knyttet til konkursboopptegningen er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer skal i henhold til konkursloven utarbeide en konkursboopptegning.
      3. Informasjon til registrerte
        Konkursboopptegningen bør inneholde en uttalelse om at advokatfirmaet behandler personopplysninger som fremgår av konkursboopptegningen, og det skal henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet. De fleste personopplysningene i konkursboopptegningen er innhentet fra andre enn den registrerte. Advokatfirmaet bør kunne avstå fra å informere de registrerte med henvisning til at det ville medføre en uforholdsmessig innsats, det vil si en kostnadsbyrde for kreditorene. Som angitt i punkt 4.2.1, er imidlertid muligheten for å anvende denne unntaket svært begrenset.
      4. E-post
        Hvis konkursboopptegningen ikke inneholder sensitive opplysninger kan konkursboopptegningen sendes via e-post.
    5. Personale
      1. Forekomst av personopplysninger
        Håndtering av oppsigelser, lønnsgarantier m.m. inneholder personopplysninger. Opplysningene er dessuten ofte av sensitiv natur, for eksempel kan de inneholde opplysninger om fagforeningstilhørighet, sykefravær, m.m.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger som er knyttet til personale er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer skal i henhold til konkursloven mfl. lover håndtere oppsigelser, lønnsgaranti osv.
      3. Informasjon til registrerte
        Oppsigelseshandlingen bør inneholde opplysning om at advokatfirmaet behandler den ansattes personopplysninger. Ved etterfølgende lønnsgarantibeslutning er ingen ytterligere informasjon nødvendig.
        Dersom den ansatte allerede er oppsagt og det bare dreier seg om lønnsgarantibeslutning og ikke oppsigelse, bør lønnsgarantibeslutningen ledsages av informasjon om behandling av personopplysninger.
      4. E-post
        Oppsigelseshandling kan sendes via e-post. Siden lønnsgarantibeslutninger ofte inneholder sensitive personopplysninger, bør lønnsgarantibeslutning rutinemessig sendes med post.
    6. Boinnberetning
      1. Forekomst av personopplysninger
        Boinnberetningen inneholder ofte personopplysninger. Særskilt overveielse bør gjøres hvis personopplysninger må angis.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger i boinnberetningen er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer skal i henhold til konkursloven utarbeide en boinnberetning.
      3. Informasjon til registrerte
        Boinnberetningen bør inneholde en uttalelse om at advokatfirmaet behandler personopplysninger som fremgår av boinnberetningen, og det skal henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet. I tilfeller der personopplysninger allerede er blitt behandlet av advokatfirmaet og informasjon er gitt, eller informasjon ikke er gitt, i henhold til punkt 4.2.1, bør henvisningen til nettstedet være tilstrekkelig. Ellers så bør informasjon gis til den registrerte.
      4. E-post
        Boinnberetningen kan sendes via e-post. Unntak gjelder hvis boinnberetningen inneholder sensitive personopplysninger. Ved slike tilfeller skal den sendes med posten.
    7. Underrettelse i henhold til kap. 7, 16 i den svenske konkursloven – anmelding av forbrytelse
      1. Forekomst av personopplysninger
        Underrettelsen i henhold til kap. 7, § 16 av den svenske konkursloven er en anmeldelse om mistanke om forbrytelse (og et spørsmål om eventuelt næringsforbud). Denne inneholder regelmessig personopplysninger.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger i underrettelsen i henhold til kap. 7, § 16 av den svenske konkursloven er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Behandlingen av eventuelle opplysninger om lovovertredelser er tillatt i henhold til § 5 i forordning (2018:219) med tilleggsbestemmelser til EUs personvernforordning for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser i henhold til konkursloven. Bostyrer skal i henhold til konkursloven utføre undersøkelser om hvorvidt en viss type forbrytelse har forekommet, og anmelde mistanker om brudd til den svenske Ekobrottsmyndigheten.
      3. Informasjon til registrerte
        Anmelding av forbrytelse omfattes av taushetsplikt i henhold til loven om offentlighet og taushetsplikt (2009:400). I henhold til artikkel 14 (5) (d) i personvernforordningen kan informasjon derfor ikke gis til den registrerte.
      4. E-post
        Underrettelsen skal i henhold til den svenske konkurslovens kap. 7, §16 sendes med posten.
    8. Halvårsberettelse i henhold til konkursloven kap. 7, § 20
      1. Forekomst av personopplysninger
        Halvårsberetningen inneholder ofte, men ikke alltid, personopplysninger. Særskilt overveielse bør gjøres hvis personopplysninger må angis.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger i halvårsberetningen er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer skal i henhold til konkursloven utarbeide en halvårsberetning. Det skal imidlertid bemerkes at det ikke alltid er nødvendig å oppgi personopplysninger i halvårsberetningen.
      3. Informasjon til registrerte
        Halvårsberetningen bør inneholde en uttalelse om at advokatfirmaet behandler personopplysninger som fremgår av halvårsberetningen, og det skal henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet. I tilfeller der personopplysninger allerede er blitt behandlet av advokatfirmaet og informasjon er gitt, eller informasjon ikke er gitt, til den registrerte i henhold til punkt 4.2.1, bør henvisningen til advokatfirmaets nettsted være tilstrekkelig. Ellers så bør informasjon gis til den registrerte.
      4. E-post
        Halvårsrapporten kan sendes via e-post. Unntak gjelder hvis den inneholder sensitive personopplysninger. Ved slike tilfeller skal den sendes med posten.
    9. Sikkerhetsprosedyre
      1. Forekomst av personopplysninger
        Personopplysninger forekommer i sikkerhetsprosedyrer.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger knyttet til sikkerhetsprosedyren er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer er i henhold til konkursloven pålagt å håndtere sikkerhetsprosedyren gjennom opprettelse av en sikkerhetsfortegning, notater m.m.
      3. Informasjon til registrerte
        Sikkerhetsfortegningen og andre handlinger i sikkerhetsprosedyren bør inneholde en uttalelse om at advokatfirmaet behandler personopplysninger som fremgår av de respektive dokumenter, og det skal henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet. I tilfeller der personopplysninger allerede er blitt behandlet av advokatfirmaet og informasjon er gitt, eller informasjon ikke er gitt, i henhold til punkt 4.2.1, bør henvisningen til advokatfirmaets nettsted være tilstrekkelig. Ellers så bør informasjon gis til den registrerte.
      4. E-post
        Sikkerhetsfortegning og notat kan sendes med e-post. Det gjøres unntak for dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger.
    10. Avslutning av konkursen
      1. Forekomst av personopplysninger
        Personopplysninger forekommer i sikkerhetsprosedyrer.
        Avslutningen av konkursen inneholder vanligvis følgende dokumenter:
        (a) følgebrev (forespørsel om salær)
        (b) arbeidsrapport
        (c) sluttrapport
        (d) forvaltningsrapport
        (e) fordelingsforslag
        (f) rapport om forbrytelsesetterforskning
        I avslutningsdokumentene kommer advokatfirmaet til å behandle personopplysninger regelmessig.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger knyttet til konkursens avslutning er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer er i henhold til konkursloven pålagt å håndtere avslutningen av konkursen ved å utarbeide dokumentene angitt ovenfor.
      3. Informasjon til registrerte
        I følgebrevet bør det gis informasjon om at advokatfirmaet behandler personopplysningene som finnes i de vedlagte dokumentene, og det bør også henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet.
      4. E-post
        Avslutningsdokumentene kan sendes via e-post.
    11. Håndtering av regnskap
      1. Forekomst av personopplysninger
        Konkursskyldnerens regnskap inneholder personopplysninger.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til advokatfirmaets behandling av personopplysninger knyttet til regnskapet er at det er nødvendig for at bostyreren skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser. Bostyrer skal i henhold til konkursloven håndtere regnskapet.
      3. Informasjon til registrerte
        Å gi informasjon til alle som har personopplysninger i skyldnerens regnskap ville medført en uforholdsmessig innsats. I de aller fleste tilfeller bør ikke de registrertes interesser veie så tungt at konkursens kreditorer skal behøve å tåle den kostnadsbyrden som ville oppstå hvis slik informasjon skulle gis (se punkt 4.2.1). Som hovedregel bør det derfor ikke gis informasjon.
      4. E-post
        Digitale filer med regnskap kan sendes via e-post. Unntak gjelder for sensitive personopplysninger.
  8. KONKURSBOETS VIRKSOMHET
    1. Generelt
      1. Som nevnt ovenfor bygger disse anbefalingene på forutsetningen om at fortsatt drift, innkreving av kundefordringer og gjenvinning og salg av aktiva skal anses som konkursboets virksomhet.
      2. Personopplysninger vil sannsynligvis bli håndtert i konkursboets IT-miljø. Hvis skyldneren i konkursen har opprettet rutiner i samsvar med GDPR er det ikke nødvendig med ytterligere tiltak. Hvis dette ikke er tilfelle, bør enten håndteringen av personopplysninger flyttes til advokatfirmaets miljø, eller så bør konkursboets virksomhet tilpasses til GDPR. Det kan også bli et spørsmål om å kombinere disse alternativene ut ifra det som er mest hensiktsmessig og kostnadseffektivt.
      3. I henhold til REKONs vurdering er det imidlertid bare personopplysninger som konkursboet aktivt disponerer som omfattes av konkursboets ansvar. Andre personopplysninger hos konkursskyldneren som konkursboet ikke aktivt disponerer, omfattes normalt ikke av konkursboets (eller advokatfirmaets) ansvar; ansvaret for disse ligger hos konkursskyldneren. Årsaken til dette er delvis at konkursboet utgjør en egen juridisk person i forhold til konkursskyldneren, og delvis at en fullstendig gjennomgang av konkursskyldnerens håndtering av personopplysninger og dens etterlevelse av GDPR ville ha medført en uforholdsmessig innsats og dermed bli for kostbar for kreditorkollektivet, selv med tanke på unntakets begrensede omfang (se avsnitt 4.2.1).
    2. Innkreving av kundefordringer
      Det første kravskrevet skal inneholde opplysninger om at konkursboet behandler personopplysninger. Det bør også henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet.
    3. Fortsatt drift
      1. Forekomst av personopplysninger
        Ved fortsatt drift er det sannsynlig at personopplysninger blir behandlet, f.eks. opplysninger om kunder, leverandører med flere.
      2. Grunn for behandlingen
        Årsaken til konkursboets behandling av personopplysninger knyttet til den fortsatte driften er at det er nødvendig for at konkursboet skal kunne oppfylle sine forpliktelser i henhold til den svenske konkursloven eller for å gjennomføre avtaler innenfor rammen for konkursen.
      3. Informasjon til registrerte
        Ved fortsatt drift bør personalet informeres av konkursboet om hvilken behandling av personopplysninger som kan skje og på hvilken måte den registrerte skal informeres. Informasjon kan f.eks. gis ved at det i personalets korrespondanse med kunder, leverandører mfl. henvises til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet. Henvisningen kan f.eks. settes inn i signaturfeltet i personalets e-postmeldinger eller i et vedlegg til e-postmeldingene deres.
        Kundefakturaer bør også henvise til advokatfirmaets personvernerklæring og at den finnes på nettstedet.
    4. Salg av konkursboets eiendom
      1. Konkursskyldneren har ofte en stor mengde personopplysninger, f.eks. et kunderegister. Kjøpere av konkursboets eiendom er ofte interessert i å erverve seg kunderegisteret.
      2. Behandlingen av personopplysningene i konkursskyldneren kan være korrekt utført i henhold til GDPR. Hvis dette ikke er tilfelle, ved en interesseavveining mellom kreditorenes interesse i å oppnå et så stort utbytte fra konkursen som mulig og de registrertes interesser, bør i de aller fleste tilfeller ikke svikt i konkursskyldnerens behandling av personopplysninger hindre et salg så lenge erververen av personopplysningene ikke behandler opplysningene for et formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet.
      3. Ved salg bør det settes inn en klausul om at kjøperen forplikter seg til:
        1. å informere de registrerte om at kjøperen har overtatt ansvaret for personopplysningene,
        2. å behandle opplysningene i samsvar med gjeldende personvernlovgivning,
        3. å ikke bruke personopplysningene til noe annet formål enn til det formålet selgeren brukte personopplysningene til, og
        4. at dersom en registrert person uten konkursboets viten har bedt om å bli slettet fra registre som inngår i overføringen, å slette den registrerte fra alle registre der den registrerte inngår.
  9. PERSONOPPLYSNINGSASSISTENTAVTALE
    1. Generelt
      Advokatfirmaet/konkursboet bruker regelmessig ekstern hjelp til f.eks. håndtering av regnskap, salg av konkurseiendom osv. I disse tilfellene bør det inngås en personopplysningsassistentavtale (PUB-avtale).
    2. Innhold i PUB-avtale
      1. Avtalen skal oppfylle kravene i artikkel 28 i EUs personvernforordning og bør dermed inneholde:
        (a) instruksjoner om den behandlingen av personopplysninger som kommer til å skje, for eksempel behandlingsformål, varighet, type behandling
        (b) at sikkerhetstiltak skal iverksettes, for eksempel IT-tekniske tiltak
        (c) at konfidensialitet skal gjelde
        (d) at ingen underassistenter kan leies inn uten godkjenning
        (e) at personopplysningsassistenten skal være forpliktet til å hjelpe personopplysningsansvarlig når den registrerte ber om tiltak
        (f) at personopplysningsassistenten skal være forpliktet til å hjelpe personopplysningsansvarlig ved personopplysningshendelser
        (g) avslutningshåndtering, f.eks. tilbakelevering, sletting eller lignende
        (h) det må være revisjonsmulighet for personopplysningsansvarlig
      2. PUB-avtalen skal utformes med utgangspunkt fra omstendighetene i hver enkelt sak. En viktig omstendighet er hvilken oppgave personopplysningsassistenten skal ha. Hvis oppgaven er slik at den kommer tilbake fra konkurs til konkurs, og hovedsakelig fremstår likedan i hver konkurs, bør det være mulig å inngå en PUB-avtale av typen rammeavtale, dvs. i slike tilfeller bør advokatfirmaet kunne bestille tjenester etterhvert som behovet oppstår.
      3. I andre tilfeller, for eksempel ved ansettelse av hjelp til salg av konkurseiendom, bør avtalen utformes som en avtale for akkurat det oppdraget og ikke som en rammeavtale.
      4. Bruk av for eksempel revisor for gransking av regnskap bør ikke kreve at det inngås en PUB-avtale. I et slikt tilfelle vil revisor anses å være personopplysningsansvarlig.
  10. ANNET
    1. Lagring av personopplysninger i konkurs
      1. Alle dokumenter av enhver type som inneholder personopplysninger i konkurs skal lagres i advokatfirmaets dokumenthåndteringssystem. Dette innebærer at e-postmeldinger skal legges inn i respektiv digital fil og ikke kan ligge igjen i Outlook-postboksen.
        1. Fysiske dokumenter skal legges i den fysiske filen som opprettes for hver konkurs.
    2. Retting eller sletting av personopplysninger
      1. Den registrerte har med visse begrensninger rett til å be om å få personopplysningene sine rettet eller slettet, med mindre det viser seg å være umulig eller vil medføre en uforholdsmessig innsats [eller kostnad] å rette eller slette personopplysningene.
      2. Hvis personopplysninger som konkursboet eller advokatfirmaet er ansvarlig for ikke stemmer, skal disse også rettes eller slettes uten forespørsel, med mindre det viser seg å være umulig eller vil medføre en uforholdsmessig innsats [eller kostnad] å rette eller slette personopplysningene.
    3. Tynning av personopplysninger
      I henhold til reglene fra det svenske Advokatsamfundet har advokatfirmaet en arkiveringsplikt, noe som innebærer at filer skal lagres i ti år. Etter ti år skal filen som hovedregel destrueres.

VEDLEGG 4.1
PERSONVERNERKLÆRING I KONKURSER

KONKURSBOBEHANDLING
Inledning
Maze Advokater har advokater som påtar seg arbeid som bostyrer og som i den virksomheten overholder reglene for behandling av personopplysninger.
Bostyrer skiller mellom behandling av personopplysninger som skjer innenfor rammen av advokatfirmaets normale virksomhet og behandling som skjer innenfor rammen av konkursboets virksomhet. Konsekvensen av en slik oppdeling er at to ulike personopplysningsansvarlige kan være involvert i en konkurssak.
Denne delen av personvernerklæringen beskriver hvordan Maze Advokater og konkursboet behandler personopplysningene dine i konkurssaker. Konkursboet og Maze Advokater vil til enhver tid sørge for at personopplysninger behandles på lovlig og korrekt måte.
Maze Advokater og konkursboet er i denne delen av personvernerklæringen sammen referert til som “vi”, “vår”, “vårt” og “oss”.
Behandling av personopplysninger ved konkurshåndtering
Hvem er ansvarlig for personopplysningene dine?
Advokatfirmaets normale virksomhet
Maze Advokater er personopplysningsansvarlig for dine personopplysninger som bostyrer behandler i sin rolle som bostyrer, dvs. innenfor rammen av Maze Advokaters normale advokatvirksomhet. Maze Advokater er ansvarlig for at slik behandling skjer i samsvar med gjeldende bestemmelser for personvern.
Konkursboets virksomhet
Konkursboet er personopplysningsansvarlig for dine personopplysninger som bostyrer behandler innenfor rammen av konkursboets virksomhet og som representant for dette. Konkursboet er ansvarlig for at slik behandling skjer i samsvar med gjeldende bestemmelser for personvern.

Om hvilke personer behandler vi personopplysninger?
Vi behandler personopplysninger om følgende kategorier av personer:

  • Stedfortredere, dvs. fysiske personer som representerer juridiske personer som har gått konkurs.
  • Fysiske konkursskyldnere, dvs. fysiske personer som har gått konkurs.
  • Kreditorer, dvs. fysiske personer som er stedfortredere eller fysiske personer som er kreditorer.
  • Skyldnere, dvs. fysiske personer som er stedfortredere for skyldnere eller fysiske personer som er skyldnere og som har gjeld til konkursskyldner.
  • Aksjonærer, dvs. fysiske personer som eier aksjer i det konkursrammede selskapet eller fysiske personer som er stedfortredere for aksjonærene.
  • Ansatte, dvs. fysiske personer som er ansatt av konkursskyldneren.
  • Garantister, dvs. fysiske personer som har kausjonsansvar.
  • Kunder, dvs. fysiske personer som er, eller er stedfortredere for, konkursskyldnerens eller konkursboets kunder.
  • Leverandører, dvs. fysiske personer som er stedfortreder for konkursskyldnerens eller konkursboets leverandører av diverse tjenester, for eksempel auksjonstjenester.
  • Revisorer eller regnskapskonsulenter, dvs. fysiske personer som er revisorer eller regnskapskonsulenter
  • Staten, dvs. fysiske personer som er stedfortredere for staten, for eksempel kontaktpersoner ved den svenske Kronofogdemyndigheten, Skatteverket eller tilsynsmyndigheten.
  • Banker, dvs. fysiske personer som er stedfortredere for banker.
  • Tredjeparter, dvs. fysiske personer som har eiendom i konkursskyldnerens besittelse (ikke separasjonsgods), og
  • Familiemedlemmer, dvs. fysiske personer som for eksempel er foreldre, søsken m.m. til enhver part.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi kan komme til å behandle følgende av personopplysningene dine:

  • Navn
  • Fødselsnummer
  • Kontaktinformasjon, slik som adresse, e-postadresse og telefonnummer,
  • Eiendomsbetegning,
  • Registreringsnummer for kjøretøy,
  • IP-nummer,
  • Bankopplysninger,
  • Lønnsinformasjon,
  • Tilknytning til fagforbund,
  • Helseopplysninger, samt
  • Annen informasjon som er relevant for saken og som fremkommer i den enkelte sak.
Hvorfor og på hvilket juridisk grunnlag behandler vi personopplysningene dine?
For å kunne inngå, håndtere og håndheve avtaler med deg som kreditor, skyldner, leverandør, kunde, revisor eller regnskapskonsulent, ansatt eller bank, innhenter og behandler vi personopplysninger om deg. Det juridiske grunnlaget for at vi behandler personopplysningene dine er at det er nødvendig for å fullføre en avtale med deg eller å iverksette tiltak før en slik avtale inngås.

Hvis du er stedfortreder eller kontaktperson for en av de ovennevnte kategoriene av registrerte, er det juridiske grunnlaget for at vi behandler personopplysningene dine en avveining av interesse, dvs. at behandlingen er nødvendig for et formål relatert til vår berettigede interesse i å opprettholde og oppfylle forpliktelser i avtaleforholdene. Hvis du ikke gir personopplysningene ovenfor, vil vi ikke kunne oppfylle forpliktelser overfor deg eller organisasjonen du representerer.

Visse personopplysninger kan også behandles fordi vi har en juridisk forpliktelse til å oppfylle, for eksempel personopplysninger som følge av konkursboets regnskapsplikt, plikten til å utarbeide konkursboopptegning eller andre forpliktelser som er juridisk bindende for oss.

For å utføre oppdraget som bostyrer, for å tilse at konkursboet blir skjøttet på riktig måte og i henhold til det oppdraget som er gitt bostyrer, kan personopplysninger innhentes og behandles fordi behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse. For eksempel er konkursforvalteren, som stedfortreder for konkursboet, ansvarlig for at kreditorene til konkursskyldner ikke blir ugunstiggjort og at fordelingen av eventuelle eiendeler gjøres på riktig måte.

Videre innhenter og behandler Maze Advokater personopplysninger som tilhører deg for å utføre det oppdraget som er gitt til en bostyrer hos Maze Advokater. Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse eller som et ledd av den myndighetsutøvelsen som håndteringen av konkurssaken kan omfatte. For eksempel kan dette dreie seg om lønnsgarantibeslutninger angående ansatte hos konkursskyldneren.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Vi lagrer aldri opplysninger lenger enn nødvendig med hensyn til formålet med behandlingen. Vi utfører derfor regelmessig tynning blant lagrede personopplysninger og fjerner opplysninger som ikke lenger er nødvendig.

Vi må lagre personopplysningene over en lengre periode, blant annet for å administrere eventuelle garantier eller reklamasjonsfrister, for å overholde juridiske krav, myndighetsbeslutninger og håndtere juridiske krav som kan bli rettet mot Maze Advokater, konkursskyldneren og konkursboet. Vi kan komme til å lagre personopplysninger i opptil 10 år i samsvar med retningslinjene fra det svenske Advokatsamfundet.

Hvem har tilgang til opplysningene dine?
Personopplysningene dine kan komme til å bli gitt til og behandlet av tredjeparter. Dette kan dreie seg om konsernselskaper, tjenesteleverandører, andre juridiske rådgivere, revisorer, konsulenter, myndigheter osv. Eksempel på situasjoner der personopplysningene dine kan overføres til en tredjepart er når et slikt tiltak kreves av lov, tvist, offentlig utredning eller beslutning, etter egen forespørsel eller når det kreves for å oppfylle en for oss legitim interesse.

Hvor lagrer vi personopplysningene dine?
Vi kan komme til å behandle personopplysningene dine både innenfor og utenfor EU/EØS. Vi kommer til, og må, fatte nødvendige tiltak for å sikre at overføringen skjer på en lovlig måte og at opplysningene fortsatt er beskyttet av de mottakende partene utenfor EU/EØS.

Hvilke rettigheter har du som registrert?
Det som fremgår av avsnitt x gjelder også ved behandling av personopplysninger i konkurssaker.

Kontakt Maze Advokater eller konkursboet
For spørsmål eller andre forespørsler angående personopplysninger i konkurser, vennligst ta kontakt med Maze Advokaters kontaktperson for håndtering av personopplysninger, se avsnitt x for kontaktinformasjon.

INFORMASJONSKAPSLER
Når du besøker mazeadvokater.se bruker vi informasjonskapsler. Du finner mer informasjon om hvordan Maze Advokater behandler informasjonskapsler i Maze Advokaters erklæring om informasjonskapsler. Vær oppmerksom på at hvis du velger å ikke godta informasjonskapsler, vil du ikke kunne bruke alle funksjonene på nettstedet.

PROFILERING
Maze Advokater kan behandle personopplysningene dine gjennom profilering, slik som analyse av hvordan du bruker nettstedet vårt. Du kan når som helst nekte behandling av personopplysninger gjennom profilering. Dette gjelder imidlertid ikke hvis slik behandling er nødvendig for å inngå eller utføre en avtale med deg, eller hvis slik behandling er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning.

BRUK AV E-POST
Maze Advokater vil i sin kommunikasjon i saken – både med klienten og dennes stedfortreder og kontaktpersoner, så vel som med domstoler, myndigheter og andre som vi, i henhold til avsnittene ovenfor, kan behøve å overføre personopplysninger til – bruke ukryptert e-postkommunikasjon med mindre spesielle grunner foreligger, eller hvis du gir beskjed om at du ikke godkjenner bruk av ukryptert e-postkommunikasjon.

HVILKE RETTIGHETER HAR DU SOM REGISTRERT?
Innsynsrett
Du har rett til å ta kontakt med Maze Advokaters personopplysningsansvarlig og be om tilgang til de personopplysningene som vi behandler, og informasjon om blant annet formålene med behandlingen og hvem som har mottatt personopplysningene. I egenskap av personopplysningsansvarlig, kommer Maze Advokater til å gi deg en gratis kopi av de personopplysningene som behandles. Ved ønske om eventuelle ekstra kopier kan Maze Advokater kreve et administrasjonsgebyr.

Rett til retting
Du har rett til å få rettet personopplysningene dine uten unødig forsinkelse eller, under visse forutsetninger, begrenset. Hvis du mener at Maze Advokater behandler personopplysninger om deg som er feilaktige eller ufullstendige, kan du kreve å få dem rettet eller supplert.

Rett til sletting
Du har også rett til å få opplysningene dine slettet, blant annet hvis de ikke lenger er nødvendige for formålet eller hvis behandlingen av dem er basert på samtykke og denne er trukket tilbake. Det kan imidlertid være juridiske krav eller avtaleforhold som hindrer oss i å slette personopplysningene dine.

Rett til innvending
Som registrert har du når som helst rett til å komme med innvendinger mot behandlingen av personopplysningene dine dersom det juridiske grunnlaget for behandlingen består av en interesseavveining. Som registrert har du når som helst også rett til å komme med innvendinger mot behandlingen av personopplysningene dine dersom de behandles for direkte markedsføring.

Rett til dataflyttbarhet
Som registrert har du rett til å få de personopplysningene du har gitt Maze Advokater som personopplysningsansvarlig, og du har rett til å overføre disse opplysningene til en annen personopplysningsansvarlig (dataflyttbarhet). Dette gjelder imidlertid under forutsetning av at det er teknisk mulig og at behandlingen har vært nødvendig for utførelsen av en avtale.

Rett til å klage
Hvis du er misfornøyd med måten vi har behandlet personopplysningene dine på ber vi deg å ta kontakt med oss. Du finner kontaktinformasjon i avsnitt x. Du har også rett til å sende inn klage på vår behandling av personopplysninger til:
Datainspektionen
Box 8114 104 20 Stockholm
datainspektionen@datainspektionen.se

ENDRINGER I ERKLÆRINGEN
Maze Advokater forbeholder seg retten til å endre og oppdatere denne erklæringen. Ved materielle endringer i erklæringen, eller om eksisterende informasjon skal behandles på en annen måte enn som angitt i erklæringen, kommer Maze Advokater til å informere dette på en hensiktsmessig måte.

KONTAKT MAZE ADVOKATER
For spørsmål eller andre forespørsler angående personopplysninger, vennligst ta kontakt med Maze Advokaters kontaktperson for håndtering av personopplysninger:
Kontaktinformasjon:
Navn:
Adresse:
Telefonnummer:
E-postadresse:

VEDLEGG 4.2
HENVISNING I KONKURSDOKUMENT TIL PERSONVERNERKLÆRING

Maze Advokater og konkursboet behandler de personopplysningene som brukes i konkurssaken. Mer informasjon om Maze Advokaters og konkursboets behandling av personopplysninger finnes i vår personvernerklæring på Maze Advokaters nettsted, https://mazeadvokater.se/no/.

Maze Advokater logo
Maze Advokater er fullstendig spesialisert innen konkursbobehandling og finansieringsspørsmål.

Maze Advokater KB, info@mazeadvokater.se
Mva.: SE969792082601, Org. Nr 969792-0826, GDPR.

Opphavsrett © 2020. Med enerett.